Weryfikacja kontrahenta w 2026 - co musi wiedzieć zarząd

Artykuł sponsorowany
Dzisiaj 20:03 ( Edytowany Dzisiaj 20:06 )

Podpisujesz umowę z nowym dostawcą. Kwota jest znacząca, termin napięty, a dział zakupów zapewnia, że „firma jest sprawdzona". Ale co to właściwie znaczy? Kto ją sprawdził, w jakim zakresie i - co najważniejsze - czy jest na to jakikolwiek dowód? W 2026 roku to nie jest pytanie teoretyczne. To pytanie, które może paść na sali sądowej.

Odpowiedzialność, której nie da się delegować

Polskie prawo jest w tej kwestii jednoznaczne. Członek zarządu odpowiada za działania spółki - w tym za wybór kontrahentów. Jeśli firma wejdzie w relację z podmiotem, który okaże się niewiarygodny, zamieszanym w pranie pieniędzy lub objętym sankcjami, odpowiedzialność spada na osoby decyzyjne.

Nie chodzi tylko o spektakularne afery. Wystarczy, że kontrahent ma zaległości podatkowe, zmienioną strukturę właścicielską, powiązania z podmiotami z list sankcyjnych lub jest w trakcie postępowania restrukturyzacyjnego. Każda z tych informacji jest dostępna - ale rozproszona w dziesiątkach rejestrów i baz danych.

Problem polega na tym, że „sprawdzenie kontrahenta" w wielu organizacjach wciąż wygląda tak samo: ktoś otwiera KRS, sprawdza CEIDG, zagląda do rejestru VAT, może zerka na listę sankcyjną. Wyniki? Zrzut ekranu albo notatka w mailu. Żadnego spójnego raportu, żadnej formalnej ścieżki dowodowej.

Należyta staranność - wymóg, nie wybór

Pojęcie należytej staranności (due diligence) pojawia się w polskim prawie w wielu kontekstach: od odpowiedzialności członków zarządu po przepisy AML (Anti-Money Laundering). Dyrektywa AML zobowiązuje instytucje obowiązane do stosowania środków należytej staranności wobec klientów - ale presja regulacyjna rośnie również w branżach, które tradycyjnie nie kojarzyły się z compliance.

Energetyka, logistyka, handel międzynarodowy, budownictwo - wszędzie tam, gdzie łańcuchy dostaw są długie i kontrahenci rotują, ryzyko współpracy z nierzetelnym podmiotem jest realne. A regulatorzy oczekują, że firma nie tylko podjęła działania weryfikacyjne, ale potrafi to udowodnić.

Tu pojawia się kluczowe rozróżnienie: weryfikacja to jedno, udokumentowanie weryfikacji - to drugie. Można sprawdzić kontrahenta rzetelnie, ale jeśli nie ma na to formalnego śladu - z perspektywy audytu czy sądu weryfikacja nie miała miejsca.

Co sprawdzać i gdzie szukać

Kompleksowa weryfikacja kontrahenta (proces znany jako KYB - Know Your Business) obejmuje analizę danych z wielu kategorii źródeł:

Rejestry przedsiębiorców - KRS, CEIDG i ich zagraniczne odpowiedniki. Struktura właścicielska, zarząd, status podmiotu.
Rejestry beneficjentów rzeczywistych - kto faktycznie kontroluje spółkę. Wymóg wynikający z przepisów AML.
Listy sankcyjne - krajowe i międzynarodowe (UE, ONZ, OFAC). Czy podmiot lub osoby z nim powiązane nie są objęte sankcjami.
Bazy podatkowe - status VAT, zaległości, wykaz podatników VAT (biała lista).
Bazy dłużników i rejestry niewypłacalności - KRD, BIG, MSIG.
Źródła medialne i reputacyjne - adverse media screening.

Ręczne przeszukiwanie tych źródeł dla jednego kontrahenta to od kilkudziesięciu minut do kilku godzin pracy. Przy portfelu kilkudziesięciu lub kilkuset partnerów biznesowych - to pełnoetatowe zajęcie.

Od wielu zakładek do jednego raportu

Rynek odpowiada na ten problem rozwiązaniami automatyzującymi proces KYB. Jednym z nich jest usługa weryfikacji KYB w ekosystemie Autenti, która agreguje dane z ponad 100 źródeł i generuje spójny Raport Weryfikacji.

Kluczowe cechy tego podejścia:

Automatyczna analiza - dane z rejestrów, list sankcyjnych i baz podatkowych pobierane i zestawiane automatycznie.
Formalny raport - wynik w formacie PDF, zabezpieczony kwalifikowaną pieczęcią elektroniczną i znacznikiem czasu.
Ścieżka audytowa - raport potwierdza, co zostało sprawdzone i kiedy. Gotowy do przedstawienia podczas kontroli, audytu lub w postępowaniu sądowym.

To istotna zmiana w porównaniu z dotychczasową praktyką. Zamiast rozproszonych notatek i zrzutów ekranu, organizacja dysponuje jednym dokumentem o walorze dowodowym.

Weryfikacja jako początek, nie koniec procesu

Warto zauważyć, że weryfikacja organizacji (KYB) to tylko pierwszy krok. Pełny proces onboardingu kontrahenta obejmuje również potwierdzenie tożsamości osoby reprezentującej firmę (KYC) oraz podpisanie umowy.

W podejściu zintegrowanym - gdzie wszystkie trzy etapy odbywają się w jednym środowisku - dane weryfikacyjne nie funkcjonują obok decyzji biznesowej, lecz są jej częścią. Organizacja ma uporządkowaną dokumentację całego procesu: od sprawdzenia podmiotu, przez weryfikację osoby, po podpis.

Co z tego wynika dla zarządu

Trzy rzeczy:

Weryfikacja kontrahenta nie jest opcjonalna - wymaga tego prawo, oczekują regulatorzy, a w razie sporu będzie tego oczekiwał sąd.
Sama weryfikacja nie wystarczy - trzeba umieć ją udokumentować. Formalny raport z pieczęcią i znacznikiem czasu to inny kaliber dowodu niż zrzut ekranu z KRS.
Manualny proces nie skaluje się - przy rosnącej liczbie kontrahentów i zaostrzających się wymogach regulacyjnych automatyzacja nie jest luksusem, lecz koniecznością.

Pytanie nie brzmi, czy weryfikować. Pytanie brzmi, czy Twoja organizacja potrafi udowodnić, że to robiła.

Komentarze (0)

Brak komentarzy

Najnowsze

Skontaktuj się z Radiem Kraków - czekamy na opinie naszych Słuchaczy

Pod każdym materiałem na naszej stronie dostępny jest przycisk, dzięki któremu możecie Państwo wysyłać maile z opiniami. Wszystkie będą skrupulatnie czytane i nie pozostaną bez reakcji.

Opinie można wysyłać też bezpośrednio na adres [email protected]

Zapraszamy również do kontaktu z nami poprzez SMS - 4080, telefonicznie (12 200 33 33 – antena,12 630 60 00 – recepcja), a także na nasz profil na Facebooku oraz Twitterze

Kultura

Sport

Muzyka

Audycje

Podcasty

Kontakt

Ramówka

Studia nagraniowe