Oznacza to możliwość stosowania tzw. feminatywów, czyli żeńskich nazw osobowych w codziennej pracy urzędu. Każda pracowniczka urzędu może korzystać z feminatywów w komunikacji zewnętrznej i wewnętrznej, w tym na stronach internetowych i komunikatach prasowych, stopkach e-maili czy wizytówkach. Dyrektorka, kierowniczka, główna specjalistka, inspektorka, podinspektorka, zastępczyni, pełnomocniczka i inne podobne formy nazw stanowisk, mogą być dowolnie stosowane, z wyłączeniem dokumentów kadrowych, a także dokumentów o charakterze formalnym, takich jak decyzje administracyjne i inne dokumenty, których forma została określona przepisami prawa i musi być stosowana wskazana tam forma (męska). Podczas prowadzonej komunikacji można też skorzystać z formy zapisu z ukośnikiem lub nawiasem np. „zatrudnimy specjalistę (-kę)”.
Taką formę zapisu umożliwia opublikowane właśnie Zarządzenie Prezydenta Miasta Krakowa Jacka Majchrowskiego w sprawie zasad podpisywania pism i dokumentów, parafowania i kontrasygnaty oraz ich redagowania.